Čo je to vývojový diagram?
Vývojový diagram je typ diagramu, ktorý ukazuje vzťahy medzi jednotlivými časťami procesu, postupu, systému alebo počítačového algoritmu, ktoré sú znázornené symbolmi rôznych tvarov (štvorec, kruh…). Tie sú navzájom prepojené šípkami, ktoré znázorňujú priebeh celého procesu.
Jeho počiatky siahajú do 20. rokov minulého storočia, kedy Frank Gilbreth predstavil tento koncept Americkej spoločnosti pre mechanické inžinierstvo. Počas nasledujúcich rokov sa vývojové diagramy rýchlo rozšírili do oblastí ako inžinierstvo, výroba a podnikanie.
Veľkú obľubu získali od 60. rokov, kedy ich začali využívať programátori pri mapovaní logiky počítačových softvérov.
Vývojové diagramy sú obzvlášť užitočné pri zobrazovaní súčasných procesov, pretože ukazujú, ako v súčasnosti funguje. Pomáhajú vám vidieť, či sú jednotlivé kroky a postupy v logickej postupnosti, odkrývajú problémy a často aj nadbytočné kroky, ktoré by bez vizuálneho znázornenia ostali nepovšimnuté.
Kde všade môžete využiť vývojové diagramy?
Ich využitie je naozaj všestranné:
- Návrh a zlepšovanie firemného/administratívneho procesu
- Návrh a zlešenie procesu výroby
- Lepšie pochopenie a zmapovanie súčasného procesu
A môžete ich využiť naozaj v akejkoľvek oblasti
- Proces predaja
- Proces vývoja nových produktov
- Proces návrhu marketingovej kampane
- Proces náboru nových zamestnancov
- Proces inovácií
- Proces kontroly kvality
- Proces jednotlivých krokov v aplikácu
- Vytvorenie logiky pri programovaní počítačového softvéru
- Audity
Prečo sa olatí využívať vývojové diagramy?
- Ľahšia komunikácia pri tímovej spolupráci
- Uvidíte celkový obraz z nadhľadu a nie len jeho časť
- Pomôže vám preskúmať a dôkladne pochopiť celý proces, takže ľahšie uvidíte, ako sa dá zmeniť a zlepšiť
- Objavíte zbytočné kroky v procese
- Pri komunikovaní procesu vám uľahčí prácu, pretože vizuálne znázornenie zabráni nedorozumeniam a všetci budú na jednej vlne
Vývojový diagram – základné značky a symboly
Na zmapovanie jednotlivých krokov v procese a vzájomných vzťahov sa vo vývojovom diagrame používajú rôzne značky a symboly, ktoré by ste mali poznať.
Symbol začiatku a konca
Tento symbol označuje začiatočný a koncový bod procesu. Väčšinou obsahuje nápis “začiatok” alebo “koniec”.
Symbol akcie / kroku
Tento symbol označuje konkrétny krok v procese alebo vykonanú akciu v rámci celého procesu.
Symbol rozhodnutia
Tento symbol označuje alebo bod, v ktorom sa proces rozvetvuje podľa toho, aké rozhodnutie nastane.
Symbol pre input / output
Tento symbol označuje materiál alebo informácie, ktorú vstupujú / vychádzajú z procesu.
Tvorba vývojových diagramov (fáza 1)
Samotnej tvorbe predchádza dôkladná príprava, aby výsledný návrh procesu bol aplikovateľný a reálne využiteľný bez zbytočných problémov. Je potrebné dopredu premyslieť všetko potrebné, aby sa zabránilo chybám.
- Definujte si rozsah procesu, čo je jeho účelom a aké kroky budú potebné
- Určite si, do akej miery má byť vývojový diagram detailný. Môžete zachytiť aj drobné detaily, ale nie vždy sú potrebné. Prípadne môžete mať viacero verzií podľa toho, komu proces budete komunikovať.
- Pri jednoduchých procesoch môžete návrh urobiť aj sami. Pri komplikovanejších, ktoré zahŕňajú ľudí z viacerých firemných oddelení, bude potrebné urobiť spoločný brainstorming alebo prizvať konzultanta.
- Pozorujte súčasný postup, vybavenie a jednotlivé kroky. Môžete pri tom urobiť aj interview s ľuďmi, ktorí sú v procese.
- Navrhnite prvotný proces a prejdite si ho so všetkými ľuďmi, ktorí sú v procese zahrnutí, aby vám dali spätnú väzbu. Všetky dôležité pripomienky zapracujte do vývojového diagramu.
Tvorba vývojových diagramov (fáza 2)
Keď ste prešli úvodnou fázou a máte základy, na ktorých môžete stavať, môžete prejsť k samotnej tvorbe vývojového diagramu.
Krok č. 1 – definujte si proces, ktorý chcete zmapovať a detaily, ktoré v ňom potrebujete zachytiť.
Krok č. 2 – rozhodnite sa, akým krokom proces začína a ktorým končí.
Krok č. 3 – premyslite si všetky potrebné aktivity a procesy, ktoré musia prebehnúť, aby sa vám podarilo splniť cieľ
Krok č. 4 – zoraďte aktivity a procesy z predošlého kroku do správneho poradia
Krok č. 5 – keď máte všetky nevyhnutné aktivity zoradené, spojte ich šípkami, ktoré znázorňujú priebeh procesu
Krok č. 6 – posúďte s ostatnými, ktorí sú v procese (pracovníci, dodávatelia, zákazníci…), či vami navrhnutý vývojový diagram zahŕňa všetko potrebné.
Krok č. 7 – vylepšujte ho v čase, pretože len čas ukáže prípadné nedostatky alebo nové príležitosti na zlepšenie.